Die Softwarelösung
für Ihr Datenschutzmanagement

Die Softwarelösung
für Ihr Datenschutzmanagement

DeskX Datenschutz-Management Software

Sie müssen die Vorgaben der DSGVO umsetzen?
Sie suchen nach aussagekräftigen Vorlagen und Beispielen?
Sie betreuen mehrere Unternehmen parallel?
Sie möchten sich nicht lange mit Software-Installation aufhalten oder Software auf mehreren PCs nutzen?
Sie sind als externer Datenschutzbeauftragter für mehrere Mandanten zuständig?

DeskX löst Ihre Probleme beim Datenschutz-Management

Wir haben mit DeskX eine Datenschutzmanagement-Software entwickelt, mit der Sie die Vorgaben der DSGVO ohne fundiertes Fachwissen effizient umsetzen können. Dafür haben wir über 400 Beispieldaten bereitgestellt. Die Software ist plattformunabhängig, einfach und intuitiv zu bedienen und ermöglicht Ihnen dank zahlreicher Vorlagen, Assistenzfunktionen und Routinen einen datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten.

DeskX richtet sich an alle Unternehmen und Institutionen kleinerer und mittlerer Größe, die mit personenbezogenen Daten befasst sind. Hierzu gehören beispielsweise öffentliche Institutionen, Ärzte, Gesundheitsdienstleister, Apotheken, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Handwerksbetriebe, Fitnessstudios, IT-Dienstleister aber auch Vereine, Verbände oder Nonprofit-Organisationen.

Umfangreiche Beispieldaten und Druckvorlagen

Egal ob Sie als externer Datenschutzbeauftragter oder als betrieblicher Datenschutzbeauftragter tätig sind – DeskX unterstützt Sie beim umsetzen der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Für Ihre Reports, wie Auftragsdatenverarbeiterverzeichnis, Verarbeitungsverzeichnis oder technisch-organisatorische Maßnahmen stellt DeskX fertige Druckvorlagen zur Verfügung. Die Einhaltung Ihrer Dokumentationspflichten erledigen Sie im Handumdrehen.

Webbasierte Anwendung

DeskX als webbasierte Anwendung ist für Sie deshalb jederzeit und von überall aus nutzbar. Um Installation, Updates und Kompatibilität müssen Sie sich nicht kümmern.

Dokumente erstellen Sie mit DeskX per Mausklick in Sekundenschnelle. So ist Ihre Datenschutzdokumentation stets auf dem aktuellen Stand und steht Ihnen im PDF-Format zur weiteren Verwendung bereit.

Mandantenfähig

Externe Datenschutzbeauftragte, Unternehmensgruppen oder Konzerne nutzen DeskX für den betrieblichen Datenschutz in der DSB-Version. Dort verwalten Sie Ihre Mandanten getrennt und wechseln mit Mausklick zwischen den einzelnen Mandanten.

Features

DeskX

DeskX unterstützt Ihr Unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)

Verzeichnisse

Folgeabschätzung nach DSGVO, Verfahrens- verzeichnisse nach DSGVO

Vorlagen

Über 400 Beispieldaten (Datenarten, Verabeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitung)

Mandatenfähig

DeskX ist mandatenfähig und erste Wahl für Datenschutzbeauftragte

Funktionen

Dokumentation der Auftragsverarbeitung, Erfassung von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)

Plattformunabhängig

Die Software ist plattformunabhängig, einfach und intuitiv zu bedienen

Kundenmeinungen

Als Rechtsanwaltskanzlei mit Interessen- und Tätigkeitsschwerpunkt Datenschutzrecht begrüßen wir die Anwendung von DeskX. Dieses Programm ist klar strukturiert und bedienerfreundlich. Es erleichtert unseren Mandanten die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben auf europäischer und bundesdeutscher Ebene, indem die datenschutzrechtlich relevanten Daten dort erfasst und gespeichert werden können.

RA Rudholzner

Wir waren lange auf der Suche nach einem geeigneten Programm für unser Datenschutzmanagement. Entweder war der Leistungsumfang zu viel oder zu wenig. Mit DeskX haben wir nun genau das passende Tool gefunden. Es bietet exakt das, was wir brauchen und ist einfach zu bedienen.

Bernd Hirmke

HIRMKE Werbeagentur

Der datenschutzkonforme Umgang mit den persönlichen Daten unserer Kunden und Lieferanten ist eine Herausforderung, die es in sich hat. Und zudem auch nicht gerade das Metier eines Brauers ist…
Mit DeskX haben wir eine Software im Einsatz, die uns die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben so leicht wie möglich macht.

Oliver Harbeck

BirrApulia

Preise

Sie brauchen nicht den vollen Leistungsumfang? Oder sind als externer Datenschutzbeauftragter für mehrere Mandanten tätig? Kein Problem, Sie können das für Sie passende DeskX aus drei Paketen auswählen:

Lite

29€netto zzgl. 19% MwSt. pro Monat

1 Mandant
1 User
400 Vorlagen/Muster
TOMs
Datenexport als PDF
Vertragsarchiv

Details

Standard

59€netto zzgl. 19% MwSt. pro Monat

1 Mandant
5 User
400 Vorlagen/Muster
Betroffenenauskunft
Folgeabschätzung
weitere Benutzer möglich

Aktion

Premium

249€netto zzgl. 19% MwSt. pro Monat

10 Mandant
10 + 1 User
400 Vorlagen/Muster
Betroffenenauskunft
Folgeabschätzung
weitere Mandanten möglich

Aktion

Funktionen aller Versionen im Vergleich

Funktion	Lite	Standard	Premium
Anzahl Mandanten	1	1	10
Anzahl Benutzer	1	5	10 + 1 (Admin)
Benutzerfreundliche Oberfläche / einfache Navigation	ja	ja	ja
Vorlagen / Muster	400	400	400
Datenspeicherung im Verzeichnis (auch für Auftragsdatenverarbeiter)	ja	ja	ja
TOMs (technische und organisatorische Maßnahmen erfassen)	ja	ja	ja
Vertragsarchiv (zum Archivieren Ihrer AV-Verträge)	ja	ja	ja
Support per E-Mail	ja	ja	ja
Delegieren von Aufgaben an fachverantwortlichen Benutzer	ja	ja	ja
Datenexport als PDF	ja	ja	ja
Verfahrensverzeichnisse	ja	ja	ja
Ticketsystem (Helpdesk, Support)	ja	ja	ja
Backup (tägliche Sicherung)	ja	ja	ja
Suche	ja	ja	ja
Betroffenenauskunft	ja	ja	ja
Support mit persönlichem Ansprechpartner	–	ja	ja
Folgeabschätzung	–	ja	ja
Änderungsübersicht	–	ja	Ja
weitere Benutzer möglich	–	ja	ja
Mandantenverwaltung	–	–	ja
weitere Mandanten möglich	–	–	ja
Mandantenwechsel ohne Neuanmeldung	–	–	ja
Monatliche Gebühren	29,00 EUR	59,00 EUR	249,00 EUR
Einmalige Einrichtungsgebühr	99,00 EUR	99,00 EUR	99,00 EUR
Schulung vor Ort	495,00 EUR zzgl. Anfahrt	495,00 EUR zzgl. Anfahrt	495,00 EUR zzgl. Anfahrt

FAQ

Häufige Fragen und Antworten zur DSGVO

Was sind personenbezogene Daten?

Meine Firma ist kleiner als 10 Mitarbeiter. Benötige ich trotzdem ein Verfahrensverzeichnis?

Wer kontrolliert die Einhaltung der DSGVO?

Was passiert bei Rechtsverstößen gegen die Vorgaben der DSGVO?

Wo kann ich den Text der Datenschutzgrundverordnung nachlesen?

Was ist eine gültige Einwilligung?

Was sind personenbezogene Daten?

Als personenbezogene Daten gelten alle Informationen, die sich auf eine direkt oder indirekt identifizierbare Person beziehen. Beispiele dafür sind

Vornamen
persönliche E-Mail-Adresse
Passfotos
die private Bankverbindung
Kreditkarteninformationen
Beiträge aus Social Media
die Krankengeschichte
IP-Adresse bei der Internetnutzung

Meine Firma ist kleiner als 10 Mitarbeiter. Benötige ich trotzdem ein Verfahrensverzeichnis?

Ja.

Die Vorschriften gelten für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten.

Wenn in Ihrem Unternehmen weniger als 10 Mitarbeiter mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten arbeiten, dann müssen Sie keinen Datenschutzbeauftragten benennen.

Die Dokumentation der Datenverarbeitung, Löschfristen, Betroffenenauskunft, Mitarbeiterdatenschutz etc. werden trotzdem benötigt.

Wer kontrolliert die Einhaltung der DSGVO?

Die Einhaltung der DSGVO wird in den Ländern der EU jeweils von einer Behörde im Mitgliedsstaat überwacht.

Für Deutschland ist der/die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) zuständig, wenn es um öffentliche Einrichtungen oder Telekom und Post geht.

Die Aufsichtsbehörden der Bundesländer sind für Unternehmen in den jeweiligen Bundesländer zuständig.

Eine Übersicht über die Aufsichtsbehörden finden Sie auf der Website der BfDI.

Was passiert bei Rechtsverstößen gegen die Vorgaben der DSGVO?

Die Aufsichtsbehörden können anlasslose Kontrollen durchführen.

Wenn durch eine Kontrolle oder durch eine Beschwerde ein Verstoß gegen die DSGVO bekannt wird, so können eine Verwarnung, eine Anweisung, eine Anordnung oder sogar Verarbeitungsverbote ausgesprochen werden.

Daneben erlaubt die DSGVO Bußgelder bis 20 Millionen Euro bzw. 4% des Jahresumsatzes.

Betroffene können auch vor Gericht klagen, wenn ihre Rechte verletzt wurden. Wenn wegen eines Verstoßes gegen die Datenschutz-Grundverordnung ein materieller oder immaterieller Schaden, hat die Person ein Recht auf Schadenersatz.

Wo kann ich den Text der Datenschutzgrundverordnung nachlesen?

Der amtliche Text der DSGVO ist im Amtsblatt der Europäischen Union vom 04. Mai 2016 veröffentlicht worden und kann dort nachgelesen oder heruntergeladen werden.

Was ist eine gültige Einwilligung?

Die DSGVO verlangt eine gültige Einwilligung (auf die Erhebung von Daten) von allen neuen und bestehenden Kontakten.

Auf Verlangen müssen Sie auch nachweisen, dass Ihnen eine Zustimmung zur Verwendung personenbezogener Daten vorliegt.

Beispiele:

Bestandskunden (Käufer): Die Einwilligung wird im Rahmen „bestehender Kundenbeziehungen“ als gegeben vorausgesetzt. Wichtig ist dabei, wie lange diese Beziehungen zukünftig als „gültig“ angesehen werden können und ob der Kommunikationsinhalt auf die bestehenden Beziehungen beschränkt werden sollte.
Ehemalige Kunden: Unternehmen sind ab sofort nicht mehr dazu berechtigt, personenbezogene Daten ohne Einwilligung, aktive Kundenbeziehung oder laufenden E-Mail-Verkehr nach dem Ende der Geschäftsbeziehungen aufzubewahren. Ausnahmen gelten nur, wenn es entsprechende andere Vorschriften dafür gibt.
Aktive E-Mail-Abonnenten eines Newsletters ohne nachweisbare Einwilligung: Um weiterhin Werbung versenden zu können, müssen Sie darlegen, dass Ihr Marketing-Programm einen Mehrwert für die Empfänger bietet und diese Personen als „bestehende Kundenbeziehungen“ einstuft.
E-Mail-Abonnenten ohne aktuell abonnierten Newsletter: Sie sollten diese Kontaktdaten nicht mehr ohne aktuelle Einwilligung speichern.
Neukunden / E-Mail-Abonnenten: Sie sollten den Wortlaut der Einwilligungserklärung sowie das Erteilen der entsprechenden Einwilligung für jeden Kunden speichern. Am besten möglichst nachvollziehbar mit Datum, Uhrzeit, Einwilligungstext.

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